Co może pójść nie tak? Najczęstsze błędy w transporcie leków i jak ich unikać

Transport leków i szerzej – transport farmaceutyczny – to obszar, w którym margines błędu praktycznie nie istnieje. Jedno odchylenie temperatury, opóźnienie na trasie lub brak właściwej dokumentacji może sprawić, że produkt wart miliony EURO stanie się bezużyteczny. Jak temu zapobiegać? Jak wygląda profesjonalny transport w temperaturze kontrolowanej krok po kroku?

Rozmowa z Łukaszem Przytarskim, Express Freight Managerem w Visline, prowadzi: Zuzanna Malek, Marketing Project Manager

O kulisach pracy, planach awaryjnych i najczęstszych błędach opowiada Łukasz Przytarski, Express Freight Manager w Visline. Nasz rozmówca na co dzień koordynuje m.in. ekspresowe przewozy leków, komponentów do badań klinicznych, szczepionek i materiałów biologicznych (zobacz case study). W wielu projektach liczy się zarówno temperatura (np. +2 do +8°C, 15–25°C, a czasem zakresy głębokiego mrożenia), jak i czas dostawy. Gdy producent dzwoni „dzisiaj na jutro”, w grę wchodzi sprawność organizacyjna, dostępność floty i gotowość do działania w trybie transport express bus.

Czy lato oznacza większe ryzyko w transporcie leków?

Zuzanna Malek: Zacznijmy od pytania sezonowego. Mamy lato. Czy w tym okresie zapotrzebowanie na transport w temperaturze kontrolowanej rośnie i czy realnie wzrasta ryzyko odchyleń?

Łukasz Przytarski: Intuicyjnie można by tak założyć, ale praktyka pokazuje coś innego. W transporcie farmaceutycznym nie ma sezonowości bezpieczeństwa. Niezależnie od pory roku musimy utrzymać zadane parametry – czy to +2–8°C, 15–25°C, temperatury poniżej zera, a nawet głębokie mrożenie w projektach badawczych. Flota, procedury i monitoring pracują przez 12 miesięcy. Lato jedynie uświadamia wszystkim, jak bardzo temperatura ma znaczenie – my musimy o tym pamiętać zawsze.

Najczęstsze źródła ryzyka w transporcie w temperaturze kontrolowanej

Z.M.: Przejdźmy do sedna. Co najczęściej może pójść nie tak w tego rodzaju transporcie?

Ł.P.: Lista jest długa, więc podzielmy ją na kategorie. Najczęstsze źródła ryzyka:

1. Czynnik ludzki – błędne ustawienie agregatu chłodniczego, złe wpisanie zakresu temperatury, niestaranność podczas załadunku (np. zbyt długie otwarcie drzwi, brak uszczelnienia przestrzeni ładunkowej).
2. Awarie techniczne – uszkodzenie układu chłodniczego, nagła awaria pojazdu, brak zasilania postojowego przy transferach.
3. Nieprawidłowe opakowanie pierwotne lub wtórne – brak kwalifikowanych pojemników, niewłaściwy wkład chłodzący, brak separacji między strefami temperaturowymi.
4. Brak zgodności z wymogami ADR (gdy produkt łączy właściwości farmaceutyczne i niebezpieczne chemicznie) – niewłaściwe oznaczenie, brak dokumentów.
5. Luki w komunikacji – producent nie przekazał informacji o wrażliwości temperaturowej, spedytor nie przekazał kierowcy instrukcji, brak kontaktu przy opóźnieniach.
6. Niedoszacowanie czasu – korki, kontrole graniczne, odpoczynek kierowcy, kolejki na rampach. Im dłużej ładunek stoi, tym większe ryzyko.
7. Brak planu awaryjnego – jeden pojazd na trasie, brak możliwości szybkiej podmiany w razie awarii.

Dlatego u nas standardem jest myślenie scenariuszowe. Co jeśli auto stanie? Co jeśli logger pokaże trend wzrostowy temperatury? Co jeśli klient poprosi o wydłużenie okna dostawy? Reagujemy zanim problem wymknie się spod kontroli.

Plan B: redundancja, szybka reakcja i flota zastępcza

Z.M.: Czy plan awaryjny stosujecie zawsze, czy tylko przy bardzo cennych ładunkach?

Ł.P.: Zawsze mamy scenariusz reakcji, ale jego skala zależy od wartości i krytyczności ładunku. Przy próbkach badawczych, materiałach do badań klinicznych czy drogich seriach leków eksperymentalnych stosujemy redundancję – np. druga chłodnia trzymająca się w rozsądnej odległości lub gotowa podmiana w węźle pośrednim. W standardowych zleceniach opieramy się na ciągłym monitoringu temperatury i lokalizacji. Gdy cokolwiek odbiega od normy, angażujemy flotę rezerwową. Nasz docelowy czas reakcji w regionie europejskim często mieści się w widełkach 1–2 godzin od decyzji.

Błędy po stronie producenta – jak ich unikać

Z.M.: A co z przygotowaniem przesyłki u producenta? Jakie błędy zdarzają się najczęściej przed odbiorem?

Ł.P.: Najbardziej prozaiczne, a jednocześnie krytyczne rzeczy: niewłaściwie dobrany pojemnik termiczny, brak wstępnego schłodzenia wkładów chłodzących, mieszanie produktów wymagających różnych zakresów temperatury, brak dodatkowej ochrony przy ładunkach wrażliwych na wstrząsy. Jeśli produkt ma również klasyfikację ADR – wymagane jest zgodne oznakowanie i dokumentacja.

Kluczem jest wczesna komunikacja: przed załadunkiem omawiamy z klientem zakres temperaturowy, czas ekspozycji, typ opakowania pasywnego lub aktywnego, a także wymagane loggery.

Lista kontrolna dla załadowcy (w skrócie):

• potwierdź wymagany zakres temperatury i tolerancję odchylenia
• sprawdź kwalifikację i stan opakowań termicznych
• przygotuj dokumentację: specyfikacja produktu, instrukcja transportowa, ADR (jeśli dotyczy)
• dołącz kalibrowane loggery (lub zleć ich montaż przewoźnikowi)
• ogranicz czas ekspozycji ładunku poza kontrolowaną strefą do minimum

Konsekwencje finansowe i jakościowe nieprawidłowego transportu

Z.M.: Jak duże mogą być straty, gdy coś pójdzie źle?

Ł.P.: W transporcie leków koszt fizycznego towaru to tylko część ryzyka. Dochodzi wartość badań klinicznych, czasu zespołów R&D, rejestracji, dokumentacji. Wystarczy jeden epizod temperatury poza zakresem i partia może zostać wycofana lub wymagać ponownej kwalifikacji. Skrajnie: utylizacja. To nie tylko uderza w budżet klienta – może opóźnić badania lub dostęp pacjentów do terapii.

Presja kosztowa vs bezpieczeństwo – gdzie jest granica?

Z.M.: Każdy chce optymalizować koszty. Jak nie przeciąć gałęzi, na której siedzimy?

Ł.P.: Rozumiemy budżety klientów i szukamy efektywności – konsolidacje, łączenie tras, planowanie powrotów. Ale są elementy nienegocjowane: monitoring temperatury, kalibrowane loggery, przeszkoleni kierowcy, serwisowane agregaty, kontrola drzwi i plomb, 24/7 dyżur, procedury alarmowe. Można zoptymalizować trasę; nie można zrezygnować z kontroli. Taniej bez loggera jest tylko do pierwszej reklamacji.

Jak wybrać partnera do transportu farmaceutycznego

Z.M.: Jakie pytania powinien zadać producent zanim powierzy wam (lub komukolwiek) transport swoich produktów?

Ł.P.: Proponuję podejść do tego jak do audytu. Pytania startowe:

1. Jakie certyfikaty jakości i zgodności posiadacie (np. GDP, ISO, audyty wewnętrzne)?
2. Jakie macie doświadczenie z transportem leków, szczepionek, materiałów klinicznych? Poproszę o przykłady lub referencje.
3. Jak wygląda monitoring przesyłki w czasie rzeczywistym? Czy klient ma podgląd online?
4. Jakie plany awaryjne stosujecie przy awarii chłodni lub pojeździe zatrzymanym w trasie?
5. Jak szybko możecie podstawić pojazd zastępczy w UE?
6. Czy zapewniacie transport express bus dla pilnych przesyłek?
7. Jak zarządzacie dokumentacją temperaturową i dostępem do raportów z loggerów?
8. Czy kierowcy są szkoleni pod kątem obsługi ładunków farmaceutycznych i ADR?
9. Czy macie 24/7 dyżur operacyjny?
10. Jak wygląda procedura zgłaszania odchyleń i CAPA (Corrective and Preventive Actions)?

Technologia w służbie bezpieczeństwa ładunku farmaceutycznego

Z.M.: Ile w tym wszystkim pomaga technologia?

Ł.P.: Bardzo dużo. Dzisiejsze systemy pozwalają na jednoczesny podgląd GPS i temperatury. Możemy skonfigurować alerty progiem ostrzegawczym (np. +7,5°C przy zakresie +2–8°C) zanim zostanie przekroczony limit. Dane trafiają do chmury i są archiwizowane – przy audytach GDP klient może pobrać raporty temperaturowe z całego łańcucha. Coraz częściej stosujemy wielopunktowe czujniki (przód/tył/nad drzwiami), co pokazuje gradient i pozwala ocenić ryzyko przy częstych otwarciach.

Planowanie vs transport ekspresowy

Z.M.: Czy zlecenia są bardziej planowane w czasie, czy jednak zdarzają się „na już”?

Ł.P.: Dla nas idealny czas przygotowania to 2-3 dni. Wtedy ustalamy temperaturę, pakowanie, trasę, okna czasowe, wymagania dokumentacyjne. W rzeczywistości: telefon dziś, załadunek dziś. Dlatego w Visline utrzymujemy segment transport express bus, który pozwala odebrać przesyłkę niemal natychmiast i dowieźć ją w trybie priorytetowym, również transgranicznie.

Dokumentacja i śledzenie po dostawie

Z.M.: Co dzieje się po rozładunku? Tu często proces się nie kończy.

Ł.P.: Dokładnie. Klient potrzebuje pełnej ścieżki: raport z loggerów, potwierdzenie temperatur, czasów postojów, skan podpisanej dokumentacji (CMR, protokoły, certyfikaty kalibracji). Bywa, że kompletowanie dokumentów trwa dłużej, niż byśmy chcieli. Pracujemy nad usprawnieniami – automatycznym pobieraniem danych z urządzeń i szybszym przepływem skanów.

W transporcie farmaceutycznym, szczególnie w przypadku dostaw realizowanych do dużych szpitali z rozbudowaną infrastrukturą, kluczowym wyzwaniem logistycznym staje się nie tylko samo dostarczenie przesyłki, ale również skuteczne i szybkie odnalezienie osoby zlecającej odbiór. Zdarza się, że towar – np. lek o wysokiej wartości lub pilna próbka laboratoryjna – musi trafić bezpośrednio do konkretnego lekarza lub specjalisty.

W takiej sytuacji kierowca nie może po prostu zostawić paczki w magazynie czy na portierni – musi ją przekazać bezpośrednio do rąk własnych odbiorcy. To oznacza konieczność poruszania się po dużym kompleksie szpitalnym, często składającym się z wielu budynków, oddziałów i pięter. Szukanie właściwej osoby potrafi być czasochłonne, zwłaszcza gdy nie odbiera ona telefonu, przebywa na bloku operacyjnym, prowadzi konsultacje lub zmienia lokalizację w trakcie transportu.

W praktyce kierowca musi wykazać się nie tylko punktualnością, ale także elastycznością, cierpliwością i umiejętnościami interpersonalnymi. Niejednokrotnie konieczne jest nawiązywanie kontaktu z personelem szpitalnym, uzyskiwanie informacji od portierów, pielęgniarek czy rejestracji, by ustalić, gdzie znajduje się dana osoba. Każde opóźnienie może mieć poważne konsekwencje – szczególnie gdy przesyłka zawiera leki ratujące życie, preparaty wymagające utrzymania łańcucha chłodniczego lub materiały niezbędne do przeprowadzenia operacji.

Dlatego transport farmaceutyczny na tym poziomie wymaga nie tylko precyzyjnego planowania trasy i czasu dostawy, ale także świetnej organizacji na miejscu – w tym umiejętności szybkiego odnalezienia osoby zlecającej w dynamicznym i złożonym środowisku szpitalnym.

Złote zasady Visline w transporcie leków

1. Planowanie trasy i buforów czasowych (granice, bezpieczne parkingi, odpoczynek kierowcy).
2. Weryfikacja zakresu temperatury i sprzętu przed załadunkiem.
3. Kalibrowane, aktywne monitorowanie temperatury z alertami.
4. Dyżur 24/7 dla tras długodystansowych i krytycznych ładunków.
5. Gotowość pojazdu zastępczego / scenariusz podmiany.
6. Opcja podwójnej chłodni dla projektów wysokowartościowych lub krytycznych czasowo.
7. Ścisła komunikacja spedytor – dyspozytor – kierowca – klient.
8. Pełna ścieżka dokumentacyjna po dostawie (raporty, loggery, potwierdzenia).

Trendy: co zmienił COVID i co dalej?

Z.M.: Czy pandemia coś trwale zmieniła?

Ł.P.: Zdecydowanie. Globalna dystrybucja szczepionek pokazała skalę potrzeby transportu w temperaturze kontrolowanej. Wielu producentów usystematyzowało wymagania temperaturowe, a operatorzy logistyczni – jak my – przyspieszyli inwestycje w technologię i procedury. Trend rosnący widać do dziś: coraz więcej produktów biologicznych, terapii zaawansowanych, leków personalizowanych. To oznacza więcej zleceń wymagających dedykowanej obsługi.

Podsumowanie

Z.M.: Łukasz, dziękuję serdecznie za podzielenie się cennymi uwagami i Twoim doświadczeniem. To niezwykle ważne, aby wszyscy zaangażowani w ten proces byli świadomi ryzyka oraz wyzwań, które mogą wystąpić, oraz jak je minimalizować.

Ł.P.: Dziękuję za zaproszenie do rozmowy. Mam nadzieję, że nasze uwagi pomogą poprawić jakość i bezpieczeństwo transportu farmaceutycznego. Przemiany w tym zakresie są kluczowe, zwłaszcza w kontekście rosnących wymagań i zaawansowanych technologii w branży farmaceutycznej.

FAQ dla producentów leków i firm transportowych

1. Jakie standardy należy spełnić firma transportowa przy transporcie leków?
   • Należy przestrzegać odpowiednich norm i regulacji dotyczących transportu farmaceutyków, takich jak GMP (Good Manufacturing Practice) i GDP (Good Distribution Practice), które zapewniają, że leki są przechowywane i transportowane w odpowiednich warunkach (np. temperatura, wilgotność, czas transportu).
2. Jakie dokumenty są wymagane przy transporcie leków?
   • Wymagane dokumenty to m.in. certyfikaty jakości, dokumenty potwierdzające zgodność z wymaganiami przechowywania, dokumentacja transportowa (np. listy przewozowe, dowody dostawy), a także dokumentacja dotycząca utrzymania łańcucha chłodniczego, jeśli jest to wymagane.
3. Co zrobić w przypadku opóźnienia lub błędu w dostawie?
   • Należy natychmiast skontaktować się z przewoźnikiem oraz osobą odpowiedzialną za odbiór towaru. W przypadku opóźnienia szczególnie ważne jest szybkie podjęcie działań naprawczych, takich jak alternatywne zabezpieczenie transportu lub ponowne ustalenie harmonogramu dostawy. Wszystkie nieprawidłowości muszą być udokumentowane i przekazane odpowiednim osobom.
4. Jak zapewnić utrzymanie odpowiedniej temperatury podczas transportu?
   • Należy korzystać z odpowiednich pojazdów chłodniczych lub urządzeń monitorujących temperaturę, które zapewniają stałą kontrolę nad warunkami przechowywania produktów. W przypadku leków wymagających kontroli temperatury, ważne jest, by dokumentować każdy etap transportu i sprawdzać temperaturę na każdym etapie dostawy.
5. Co zrobić, jeśli lek zostanie uszkodzony w trakcie transportu?
   • Należy niezwłocznie zgłosić uszkodzenie do odpowiednich służb przewozowych, a także do producenta leku. W zależności od uszkodzenia, decyzję o dalszym postępowaniu podejmują odpowiednie osoby odpowiedzialne za jakość i bezpieczeństwo leków. Może to obejmować zwrot towaru, wymianę lub dalsze działania naprawcze.
6. Czy latem transport w temperaturze kontrolowanej jest droższy?
   • Nie zawsze. Ważniejsze są stabilne procedury i sprawna kontrola temperatury niż sam sezon.
7. Czy producent zlecający transport musi mieć własne loggery?
   • Nie – możemy je dostarczyć. Istotne, by dane były wiarygodne i dostępne dla audytu.
8. Jak szybko zlecający może otrzymać raport temperaturowy po dostawie?
   • Standardowo w ciągu 24-48h, przy projektach krytycznych – szybciej, zależnie od rodzaju urządzeń.
9. Czy ładunki mieszane (różne zakresy temperatur) da się przewieźć razem?
   • Tak, ale wymaga to strefowania i/lub kwalifikowanych opakowań pasywnych. Każdy przypadek oceniamy indywidualnie.

Jeśli pracujesz w firmie farmaceutycznej, biotechnologicznej lub dystrybucyjnej i szukasz partnera, który rozumie znaczenie jakości, czasu i zgodności temperaturowej – porozmawiaj z nami.

Jesteś zainteresowany współpracą?

Przygotujemy analizę trasy, dobór sprzętu i plan awaryjny dostosowany do wartości twojego ładunku.

Skontaktuj się z nami