Spedytor, do którego klienci wracają. I ten, od którego uciekają. Soft skills w pracy spedytora – co naprawdę się liczy?

Jak wszyscy dobrze wiemy – transport to naczynia połączone. Ale co jest tym spoiwem, które sprawia, że cały proces się nie rozpada, nawet gdy warunki na drogach i rynkach stają się ekstremalne? Odpowiedź jest prosta: człowiek i jego umiejętności miękkie. O tym, dlaczego w dobie wszechobecnej technologii to empatia, opanowanie i intuicja wygrywają rynkową walkę, rozmawiamy z Michałem Gołaszewskim, doświadczonym spedytorem z firmy Visline.

Michał, spedycja to tabelki, mapy, tabor i giełdy transportowe. Ale to przede wszystkim praca z ludźmi, często pod ogromną presją. Jakie cechy sprawiają, że spedytor nie tylko „przetrwa” w tym świecie, ale faktycznie odniesie w nim sukces?

Michał Gołaszewski: To prawda, technologia jest ważna i bez systemów, takich jak TMS, trudno dziś sobie wyobrazić pracę, ale spedytor to przede wszystkim psycholog i strateg w jednym. Kluczowe jest opanowanie. W tej branży pożary gasi się codziennie – nagłe opóźnienie na załadunku, załamanie pogody w Alpach czy wydłużona kontrola celna na granicy. Jeśli pozwolisz sobie, by stres przejął stery, stracisz kontrolę nad sytuacją, a panika udzieli się wszystkim dookoła: kierowcy i klientowi.

Kolejna rzecz to komunikatywność, ale rozumiana głębiej niż tylko „gadane”. Chodzi o umiejętność aktywnego słuchania i budowania porozumienia tam, gdzie inni widzą tylko konflikt interesów. Dobry spedytor musi umieć przełożyć język logistycznych problemów na język rozwiązań.

Często słyszy się o spedytorach, od których klienci uciekają po pierwszej trudnej sytuacji. Z drugiej strony są tacy, do których wraca się latami, nawet jeśli ich stawka nie jest najniższa na rynku. Gdzie leży ta magiczna różnica?

Różnica tkwi w zaufaniu i sposobie zarządzania kryzysem. Klient wraca do człowieka, na którym może polegać właśnie wtedy, gdy sprawy idą nie pomyśli. Każdy potrafi dowieźć towar, gdy wszystko idzie gładko. Prawdziwego eksperta poznaje się po tym, jak reaguje, gdy „koło odpada”.

Największy błąd, jaki widzę w branży? Obiecywanie rzeczy niemożliwych, byle tylko zamknąć zlecenie. Ja zawsze stawiam na szczerość. Zamiast mówić puste „nie da się” i zostawiać klienta z problemem, mówię: „To rozwiązanie w tym momencie jest zbyt ryzykowne, więc proponuję zrobić to inaczej”. Spedytor musi być partnerem, który ma większą wiedzę o transporcie niż klient i potrafi tę wiedzę przekazać w sposób pomocny, a nie przemądrzały. Jeśli klient czuje, że chronisz jego interesy, zostaje z Tobą na lata.

Wspomniałeś o „edukowaniu” klienta. Jak budować relację i autorytet, gdy oczekiwania drugiej strony są kompletnie nierealne? Na przykład, gdy ktoś chce dostawy „na wczoraj” w środku strajku przewoźników?

Trzeba być realistą z planem awaryjnym. Klienci doceniają inicjatywę. Jeśli klient prosi o coś niewykonalnego, moją rolą jest spokojne wytłumaczenie, dlaczego to nie zadziała, i podsuniecie alternatyw. To właśnie to „miękkie” podejście – elastyczność i szukanie rozwiązań zamiast mnożenia problemów – buduje lojalność. Klient musi czuć, że grasz w jego drużynie, a nie tylko liczysz marżę. Czasem trzeba powiedzieć: „Zrobimy to, ale musimy zmienić trasę, bo tam utniemy w korku”. To buduje autorytet eksperta.

To brzmi jak praca na wysokich obrotach 24/7. Jak radzisz sobie z tym ciężarem, żeby nie wypalić się po roku?

Wsparcie zespołu to absolutna podstawa. W firmie mamy to szczęście, że nie jesteśmy sami ze swoimi problemami. To nie jest wyścig szczurów, gdzie każdy pilnuje swojego biurka. Często wystarczy krótka rozmowa z kimś bardziej doświadczonym, szybka burza mózgów: „Jak Ty byś to rozegrał?”. To zdejmuje presję.

Osobistym sposobem na stres jest dla mnie analiza – rozkładam problematyczne wydarzenie na czynniki pierwsze. Sprawdzam, co było zależne ode mnie, a co było czynnikiem zewnętrznym, jak pogoda czy awaria. To pomaga zachować higienę psychiczną.

A na szybki reset głowy? Mamy w biurze bilard. To genialny moment, kiedy można na dziesięć minut odłożyć telefon, odejść od monitora i wrócić do pracy z zupełnie nową energią oraz świeżym spojrzeniem na trudny transport.

A co z przygotowaniem merytorycznym? Czy same umiejętności miękkie wystarczą, by być dobrym spedytorem?

One są kluczem, ale muszą mieć na czym bazować. Języki obce to fundament – angielski to absolutne minimum, by w ogóle zaistnieć w transporcie międzynarodowym. Każdy kolejny język – niemiecki, francuski, włoski czy hiszpański – to nie tylko łatwiejsza praca, ale przede wszystkim otwarcie drzwi do nowych rynków i budowanie głębszych relacji z zagranicznymi partnerami.

Do tego dochodzi sprawna obsługa Excela i – co bardzo ważne – „czucie” geografii Europy. To są techniczne podstawy, których można się nauczyć, ale to właśnie te umiejętności miękkie – elastyczność, cierpliwość i chęć ciągłego uczenia się – decydują o tym, czy będziesz w tym naprawdę dobry i zostaniesz w spedycji na długo.