Jak napisać zapytanie ofertowe o transport i uzyskać niską cenę? Poradnik.

Dobrze napisane zapytanie o wycenę transportu ciężarówką może okazać się najlepszym sposobem, by obniżyć cenę transportu. Dobrze poinformowany o twoich potrzebach spedytor, nie tylko szybciej odpisze, ale też przygotuje najlepszą ofertę i dobierze odpowiedni typ pojazdu.

1. Co wpisać w temacie maila?

Podaj w temacie maila miejsce załadunku i rozładunku, np. “Transport Monachium – Bristol”. Dzięki temu firma transportowa szybko przekaże zapytanie specjalistom obsługującym wskazany kierunek.

2. Co wpisać w treści maila?

Podaj podstawowe informacje w treści maila, tj.

• Skąd i dokąd ma jechać towar, np. DE Monachium 80331 – GB Bristol BS1 1DL  

• Datę załadunku, np. 5.10.2026

• Datę rozładunku – może być precyzyjna, np. 8.10.2025 lub opisowa – “ekspresowo”, “do tygodnia”, lub datę – do kiedy najpóźniej, itd.

• Wagę przesyłki, np. 2900 kg

• Liczbę palet oraz wymiary ładunków, np. 4 palety euro, 360 x 110 x 350

• Rodzaj transportu – dedykowany czy doładunek 

lub

• Typ pojazdu (opcjonalnie), np. SOLO plandeka standard

Jeśli nie jesteś w stanie podać wszystkich danych, np. nie wiesz, ile dokładnie waży przesyłka lub trudno określić Ci liczbę palet, poinformuj o tym w mailu lub podaj przybliżoną wartość. 

Może być też tak, że zamawiasz transport po raz pierwszy lub robisz to incydentalnie i niektóre zagadnienia mogą być niezrozumiałe. Doskonale to rozumiemy i dlatego przygotowaliśmy krótki poradnik, który pomoże ocenić ci możliwości transportu Twojego towaru.

3. Informacje dodatkowe (opcjonalnie)

Przygotowanie oferty przyspieszy i ułatwi podanie informacji dodatkowych. Mogą one wpłynąć na cenę transportu. Są to:

• wartość ładunku (jeśli jest znaczna, np. elektronika, którą klasyfikuje się jako transport „high value” i dodatkowo zabezpiecza)
• rodzaj ładunku (co to jest?)
• czy ładunek jest towarem niebezpiecznym (ADR)
• czy transport wymaga odprawy celnej?
• gdy zamawiasz auto z chłodnią – jaka jest pożądana temperatura?
• czy wymagane są specjalne zabezpieczenia ładunku?

4. Czego na pewno nie robić?

Nie ma potrzeby dołączania dokumentacji technicznej maszyn ani rozbudowanych opisów działalności. Spedytor potrzebuje jedynie konkretnych danych do wyceny. Im bardziej zwięzłe zapytanie, tym większa szansa, że szybko dostaniesz kilka propozycji i wybierzesz tę najkorzystniejszą.

Przykład czytelnie przygotowanego zapytania o wycenę – przejrzyste dane, komplet potrzebnych informacji

Good Morning
Please can I have a rate for the below.
This need to be collected urgently as the goods are needed asap 

2 x 360 x 110 x 135 @ 250 kg
1 x 200 x 100 x 250 @ 1200 kg
Collection from Turkey 33100 Akdeniz/Mersin, deadline – max. 5 days
Delivery to Lancaster LA1 1DQ UK

Regards Rick Porter
Customer Service Manager

Przykład nieczytelnie przygotowanego zapytania – zbyt dużo informacji, nieuporządkowane dane

Jak to wygląda z perspektywy spedytora i z czego wynika niższa cena transportu?

Szybkość – Spedytor otrzymuje codziennie setki maili. Spora część z nich to zapytania o wycenę. Jego zadaniem jest jak najszybciej obsłużyć klienta i znaleźć mu odpowiedni transport w atrakcyjnej cenie. 

Jeśli mail zawiera zbędne informacje, jest nieczytelny, lub brakuje w nim kluczowych danych, istnieje duże prawdopodobieństwo, że w pierwszej kolejności zajmie się innym zapytaniem.

Atrakcyjna cena – Często zdarza się, że klient wysyła niepełną informację, np. podając miejsce załadunku i rozładunku, wagę towaru, czas załadunku, ale zapomina wspomnieć czy potrzebuje transportu dedykowanego, czy może to być doładunek, który jest tańszy, ale podróżuje wolniej.

Precyzyjne zapytanie jest również dla spedytora cenną podpowiedzią w doborze odpowiedniego pojazdu. Często zdarza się, że zamiast większej, droższej ciężarówki, wystarczy wysłać busa.